וובינר או פגישת זום: מה ההבדל ומתי בוחרים מה

מבחוץ, וובינר ופגישת זום נראים אותו דבר: נכנסים בקישור, מישהו משתף מסך, יש צ'אט. לכן טבעי להעביר הכל כפגישה, כי זה הכלי שכבר פתוח אצל כולם. הרבה פעמים זה עובד. לפעמים זה יוצר בעיות שאף אחד לא תכנן, כמו משתתף שלא מכירים שפותח מיקרופון באמצע ההרצאה, או רשימת משתתפים שאי אפשר לחזור אליה אחר כך.

המאמר הזה מסביר מה ההבדל בין שני הפורמטים, ונותן דרך פשוטה להחליט מה מתאים לכל מפגש.

ההבדל הבסיסי: מי מדבר

פגישה היא שיחה. לכולם יש מצלמה ומיקרופון, כולם יכולים לדבר, וכולם רואים את כולם. היא בנויה לקבוצה שעובדת יחד: צוות, שיחה עם לקוח, כיתה של חמישה עשר תלמידים.

וובינר הוא שידור. אדם אחד או כמה מציגים, על מה שנקרא הבמה, והקהל צופה. הצופים משתתפים דרך הצ'אט, השאלות והסקרים, והמנחה יכול להעלות מישהו לבמה כשזה מתאים. הקהל לא רואה את הפנים של שאר הצופים, ואף אחד לא פותח מיקרופון בטעות.

כמעט כל שאר ההבדלים נובעים מזה.

מי רואה את מי

בפגישה, השם והפנים של כל משתתף גלויים לכל השאר. בין עמיתים לעבודה זה טבעי. מול קהל של לקוחות, חברי עמותה או אנשים זרים, זה יכול להפריע. יש מי שלא רוצים שהפנים או השם שלהם יופיעו מול חדר של אנשים שהם לא מכירים, ויש מי שפשוט רוצים להקשיב בפיג'מה.

בוובינר, הצופים לא מופיעים על המסך בכלל אלא אם המנחה העלה אותם, והם לא רואים זה את זה. אפשר להיכנס בלי לחשוב איך נראים, ובזכות זה יותר אנשים מוכנים להגיע מלכתחילה.

שליטה בחדר

בפגישה, המארח יכול להשתיק אנשים ולהוציא אותם, אבל זו שליטה בדיעבד: משהו קורה, ואז מטפלים בו. בקבוצה גדולה, מיקרופון פתוח אחד עם כלב שנובח ברקע מספיק כדי להפיל הרצאה.

בוובינר ברירת המחדל הפוכה. הצופים נכנסים בלי מיקרופון ובלי מצלמה. את הצ'אט אפשר לנהל, להאט או לסגור. השאלות נכנסות לרשימה נפרדת שאפשר לסדר ולסמן מה נענה, כך ששאלה טובה לא נבלעת בצ'אט עמוס. ואם אתם שניים, אחד מציג והשני מנהל מאחורי הקלעים את הצ'אט והסקרים.

הרשמה ומי נכנס

פגישה רצה בדרך כלל על קישור ששולחים לאנשים שמכירים. לצוות זה מספיק.

וובינר מתחיל בדרך כלל בדף הרשמה. אנשים משאירים שם ומייל, ומקבלים קישור אישי ותזכורת לפני ההתחלה. זה נותן לכם משהו שקישור לפגישה לא נותן: רשימה של כל מי שהתעניין, גם אם בסוף לא הגיע. אפשר גם להחליט מי נכנס. יש מפגשים פתוחים לכולם, יש לרשימת מוזמנים, ויש רק לחברים שלכם. על המקרה האחרון יש מאמר נפרד: וובינר למנויים בלבד.

איך זה נראה

פגישה נראית כמו תוכנת הפגישות: הלוגו שלה, הצבעים שלה, חדר ההמתנה שלה. בשיחה פנימית לאף אחד לא אכפת.

וובינר הוא לפעמים הפעם הראשונה שקהל פוגש את הארגון שלכם, ולכן חשוב יותר שדף ההרשמה, המיילים והחדר ייראו כמוכם. הרחבנו על זה בוובינר במיתוג שלכם.

מה נשאר אחרי

אחרי פגישה נשארים בדרך כלל עם הקלטה ואולי סיכום.

אחרי וובינר יש בדרך כלל יותר: מי נרשם, מי הגיע וכמה זמן נשאר, אילו שאלות נשאלו ועל אילו לא ענו, תוצאות סקרים ומשוב. בזכות זה אפשר לשלוח את ההקלטה לכולם, לחזור למי שהתעניין, ולתכנן את המפגש הבא. איך משתמשים בכל זה, במאמר מה עושים אחרי הוובינר.

מתי לבחור פגישה

• הקבוצה קטנה מספיק כדי שכולם באמת ידברו, ואתם רוצים שידברו.
• כולם מכירים זה את זה, או אמורים להכיר: צוות, הנהלה, קבוצת פרויקט.
• המטרה היא החלטה, דיון או עבודה משותפת.
• אין צורך לחזור למשתתפים אחר כך, חוץ מסיכום הישיבה.

מתי לבחור וובינר

• יש מרצה או פאנל ברור, וקהל שבעיקר מקשיב.
• הקהל גדול ממה ששיחה יכולה להכיל, או שאתם לא יודעים כמה יגיעו.
• המשתתפים לא מכירים זה את זה, וחלקם מעדיפים להישאר אנונימיים.
• אתם רוצים הרשמה, תזכורת, רשימת משתתפים או הקלטה לשלוח אחר כך.
• המפגש מייצג את הארגון: הרצאה, השקה, ערב פתוח, מפגש חברים, הדרכה ללקוחות.

המקרים שבאמצע

יש מפגשים שנמצאים בין השניים. סדנה של שלושים איש שבה אתם רוצים שחלק ידברו. מפגש שאלות ותשובות עם חברי הקהילה, שבו השאלות הן התוכן. שיעור שרובו הרצאה ובסופו דיון.

במקרים כאלה עובד בדרך כלל וובינר עם דלת פתוחה: אתם מציגים מהבמה, צופים מבקשים להצטרף כשהם רוצים לדבר, ואתם מעלים אותם אחד אחד. השליטה בחדר נשארת אצלכם, ואנשים עדיין מדברים. אם הקבוצה קטנה וכולם אמורים להשתתף מההתחלה, פגישה פשוטה יותר.

מבחן מהיר: אם לא היה נוח לכם שכל משתתף יפתח מיקרופון בכל רגע, כנראה שאתם צריכים וובינר.

אם זה הוובינר הראשון שלכם, המדריך איך עושים וובינר עובר על הכל צעד אחר צעד.

לנסות בלי להתחייב

בקולקאסט הקהל נכנס מהדפדפן, במחשב או בטלפון, בלי אפליקציה ובלי חשבון, ואתם יכולים להעלות אורחים לבמה או לתת לצופים לבקש להצטרף. כל וובינר יכול להיות פתוח, עם הרשמה, לרשימת מוזמנים בלבד או לחברים שלכם בלבד. את הוובינר הראשון אפשר להעביר בחינם, ולראות איך זה נראה מצד הקהל בשידור ההדגמה החי. מה יש בחדר, מפורט בדף הוובינרים.