וובינר למנויים בלבד: איך משדרים לחברי מועדון או קהילה

יש וובינרים שרוצים שכמה שיותר אנשים יראו. ויש וובינרים שהערך שלהם הוא בדיוק בזה שלא כולם נכנסים. מפגש עם המאמן לפני פתיחת העונה, שיחה פתוחה עם הנהלת העמותה, הרצאה מקצועית לחברי איגוד. בכל אלה, השידור הוא חלק ממה שהחברים מקבלים על החברות שלהם.

וובינר למנויים בלבד בנוי קצת אחרת מוובינר פתוח. לא צריך לשכנע אנשים להירשם, הם כבר שלכם. צריך לוודא שהם יודעים שהשידור קיים, שהם מצליחים להיכנס בלי תקלות, ושמי שלא חבר נשאר בחוץ בלי שזה ייראה כמו דלת שנטרקת לו בפנים.

למה לסגור את השידור בכלל

יש כמה סיבות טובות, ובדרך כלל יותר מאחת נכונה:

• התוכן הוא חלק מהחבילה. אם חברי המועדון משלמים דמי חבר, מפגש סגור הוא משהו שאפשר להצביע עליו ולהגיד: זה מה שמקבלים.
• אנשים מדברים יותר בחופשיות. בחדר שיש בו רק חברים, שואלים שאלות שלא היו נשאלות מול כל העולם.
• יש מידע שלא מתאים לפרסום. תוכניות לעונה הבאה, נתונים פנימיים, החלטות שעוד לא הוכרזו.
• זה מחזק את הקהילה. מי שרואה שיש לחברים מפגשים משלהם, מרגיש שהוא שייך למשהו.

אם אף אחת מהסיבות האלה לא נכונה לגבי השידור שלכם, אולי עדיף וובינר פתוח עם הרשמה. ההבדלים בין סוגי המפגשים מוסברים גם במאמר וובינר או פגישת זום.

ארבע דרכים לקבוע מי נכנס

לפני שסוגרים, כדאי להבין מה האפשרויות. בהרבה פלטפורמות יש כמה רמות:

1. פתוח: כל מי שיש לו את הקישור נכנס. פשוט, אבל קישור שנשלח בקבוצת וואטסאפ אחת מגיע מהר מאוד לקבוצות אחרות.
2. עם הרשמה: כל אחד יכול להירשם, ומקבל קישור אישי למייל. אתם יודעים מי בא, אבל לא בוחרים מי.
3. מוזמנים בלבד: רק האנשים שהכנסתם לרשימה של השידור הזה. מתאים לישיבת הנהלה או לקבוצה קטנה.
4. חברים בלבד: מי שמנסה להיכנס נבדק מול רשימת החברים הקבועה שלכם. מתאים למועדון או לקהילה שיש להם רשימה שמתעדכנת לאורך זמן.

ההבדל בין "מוזמנים" ל"חברים" חשוב. רשימת מוזמנים בונים לכל שידור מחדש. רשימת חברים בונים פעם אחת, מעדכנים כשמישהו מצטרף או עוזב, וכל וובינר סגור משתמש בה.

רשימת החברים: הלב של כל העניין

וובינר סגור טוב בדיוק כמו הרשימה שהוא נבדק מולה. רוב התקלות בשידורים כאלה לא קורות בשידור עצמו, אלא בגלל רשימה ישנה.

• תוציאו את הרשימה ממקור אחד. אם יש לכם מערכת חברים, אקסל של הגזבר או טופס הרשמה, תבחרו אחד מהם ותעבדו ממנו.
• תבדקו שיש מייל לכל חבר, ושהוא המייל שהחבר באמת משתמש בו. מייל של העבודה שהחבר עזב לפני שנתיים לא יעזור לו להיכנס.
• תעדכנו לפני כל שידור. חברים חדשים שהצטרפו השבוע הם בדיוק אלה שהכי רוצים להגיע, ולא נעים שדווקא הם יישארו בחוץ.
• תחליטו מראש מה עושים עם מי שהחברות שלו פגה. להוריד מיד, או להשאיר עד סוף החודש. העיקר שזו תהיה החלטה ולא מקרה.

להודיע לחברים, ולהסביר איך נכנסים

חברים לא צריכים שכנוע, אבל הם כן צריכים לדעת. הודעה אחת בקבוצה לא מספיקה. תשלחו מייל כשבוע לפני, עם תאריך, שעה, נושא ומי מדבר, ותזכורת ביום השידור.

הדבר שהכי חשוב לכתוב בהודעה הוא באיזה מייל נכנסים. חבר שנרשם למועדון עם מייל אחד ומנסה להיכנס עם מייל אחר ייתקע, ויחשוב שהשידור לא עובד. משפט פשוט כמו "היכנסו עם המייל שאיתו נרשמתם למועדון" חוסך הרבה הודעות זועמות בצ'אט של המועדון. כדאי גם לרשום למי פונים אם משהו לא עובד, עם שם ומספר טלפון של אדם אמיתי.

על תזכורות ועל איך מביאים יותר אנשים לשידור בפועל, יש פירוט במאמר איך משפרים נוכחות בוובינר.

מה לעשות עם מי שאינו חבר

תמיד יהיה מישהו שקיבל את הקישור מחבר ומנסה להיכנס. זה בסדר. מי שמנסה להיכנס לשידור של מועדון הוא אדם שמתעניין במועדון.

• באתר או בדף של השידור, תכתבו בבירור שהמפגש פתוח לחברים בלבד, ותוסיפו קישור להצטרפות.
• אם יש לכם מפגשים פתוחים, תפנו אותו לשם. וובינר פתוח פעם בחודש וסגור פעם בחודש זה שילוב שעובד הרבה פעמים.
• תבקשו מהחברים לא להעביר את הקישור הלאה, ותסבירו למה. רוב האנשים מכבדים בקשה שיש לה סיבה.

רעיונות לתוכן שמתאים לשידור סגור

הכלל הוא לתת לחברים משהו שלא מקבלים בשום מקום אחר. כמה רעיונות:

• שאלות ותשובות פתוחות עם המאמן, המנהל או היו"ר. בלי מצגת, רק שאלות מהחברים.
• הצצה מאחורי הקלעים: איך מתכננים את העונה, איך בוחרים שחקנים, מה הולך לקרות בתקציב.
• הרצאה מקצועית עם אורח שהחברים לא היו פוגשים בלי המועדון.
• אסיפה שנתית או הצגת תוצאות, עם אפשרות לשאול ולהצביע בסקר.
• מפגש קבוע, באותו יום ובאותה שעה בכל חודש. הקביעות עצמה הופכת אותו להרגל.

בשידור סגור כדאי לתת יותר מקום לקהל. להעלות חבר לשידור כדי לשאול שאלה בקול, לפתוח סקר, לענות על שאלות לפי הסדר. כלים כאלה מפורטים במאמר סקרים, שאלות וצ'אט בוובינר.

ההקלטה: למי היא שייכת

אחרי שידור סגור, תחשבו רגע לפני שאתם שולחים את ההקלטה. אם התוכן היה מיועד לחברים בלבד, קישור להקלטה שמסתובב חופשי ברשת מבטל את העניין. תשלחו אותו רק לרשימת החברים, ואם צריך, תורידו את הקובץ ותעלו אותו למקום שגם הוא סגור לחברים. חלק מהמועדונים בונים מההקלטות ספרייה, וזה הופך כל שידור למשהו שחבר חדש יכול להשלים גם אחרי חצי שנה.

רשימת בדיקה לפני השידור

1. רשימת החברים מעודכנת, עם מייל לכל חבר.
2. השידור מוגדר לחברים בלבד, ולא פתוח בטעות.
3. נשלחה הודעה עם תאריך, שעה, ובאיזה מייל נכנסים.
4. מישהו מהצוות זמין לעזור למי שלא מצליח להיכנס.
5. עשיתם כניסת ניסיון עם מייל של חבר, ועוד אחת עם מייל שאינו ברשימה, כדי לראות ששניהם מתנהגים כמו שצריך.

הצעד האחרון הוא זה שהכי קל לדלג עליו, והוא זה שחוסך את רוב התקלות.

לנסות בלי להתחייב

בקולקאסט בוחרים לכל וובינר איך נכנסים אליו: פתוח, עם הרשמה, למוזמנים בלבד או לחברים בלבד, כשהכניסה נבדקת מול רשימת החברים שלכם. החדר, דף ההרשמה והמיילים מופיעים עם הלוגו והצבעים של המועדון. אפשר לראות את כל האפשרויות בדף הוובינרים, לקרוא שאלות ותשובות, ולהתחיל בוובינר חינמי בלי כרטיס אשראי.