מה עושים אחרי הוובינר: הקלטה, מיילים והמשך

הרגע שבו לוחצים על "סיום שידור" מרגיש כמו סוף. אחרי שבוע של הכנות ושעה של ריכוז, הדבר הטבעי הוא לסגור את המחשב וללכת לנוח. אבל הרבה מהתוצאות של וובינר מגיעות דווקא בימים שאחריו: מי שלא הספיק להגיע צופה בהקלטה, מי שהתלבט קובע פגישה, ומי שנכנס לחמש דקות חוזר לראות את השאר.

המאמר הזה עובר על מה כדאי לעשות אחרי השידור, לפי סדר הזמן. רוב הדברים לוקחים כמה דקות, ואפשר להכין חלק מהם עוד לפני שהוובינר מתחיל.

בשעה הראשונה: מייל תודה

מי שצפה עד הסוף נתן לכם שעה מהיום שלו. מייל תודה קצר, שנשלח עוד באותו ערב, סוגר את המפגש בצורה מכובדת ומזכיר לו מה הצעד הבא. מספיקות שלוש או ארבע שורות:

• תודה על ההגעה.
• משפט אחד שמסכם את הדבר הכי חשוב שנאמר.
• הצעד הבא שהצעתם בשידור, עם קישור.
• שם ודרך ליצור קשר, אם יש שאלה.

את המייל הזה אפשר לכתוב מראש, לפני השידור. ככה הוא לא נדחה למחר כשאתם עייפים.

באותו יום או למחרת: ההקלטה

תשלחו את ההקלטה לכל מי שנרשם. גם למי שלא הגיע, ובמיוחד לו. הרבה נרשמים לא מגיעים בזמן אמת, ולא בגלל שהנושא לא מעניין אותם. היה להם תור לרופא, הילד חלה, הישיבה התארכה. בשבילם, ההקלטה היא הוובינר.

כדאי לכתוב שני מיילים שונים:

• למי שהגיע: "הנה ההקלטה, אם תרצו לחזור על חלק מסוים". אפשר לציין באיזו דקה מתחיל כל נושא, כדי שיהיה קל לקפוץ.
• למי שלא הגיע: "פספסתם, אבל הנה הכל". ותכתבו בשתי שורות מה יקבל מי שיצפה, כדי שיהיה לו סיבה ללחוץ.

ההבדל נשמע קטן, אבל מייל שמתאים למצב של הקורא נפתח ונקרא הרבה יותר ממייל אחד כללי לכולם.

לקרוא את הדוח

אחרי השידור יש לכם מידע שלא היה קודם: מי נכנס, מתי, וכמה זמן נשאר. כדאי להקדיש לו עשר דקות.

• מי נשאר עד הסוף. אלה האנשים הכי מעורבים, ושווה לפנות אליהם אישית.
• באיזה שלב אנשים יצאו. אם רבים יצאו באותה נקודה, כנראה שהחלק הזה היה ארוך מדי או פחות רלוונטי.
• מי נכנס באיחור. אם זה הרבה אנשים, אולי השעה לא הייתה מתאימה.
• הדירוג, אם ביקשתם משוב. ציון ממוצע הוא נחמד, אבל ההערות הכתובות שוות יותר.

תתייחסו לדוח ככלי לוובינר הבא. מה שלמדתם ממנו נכנס להכנות של הפעם הבאה, יחד עם מה שכתוב במאמר איך משפרים נוכחות בוובינר.

השאלות שנשארו בלי תשובה

כמעט בכל וובינר נשארות שאלות שלא הספקתם לענות עליהן. בדרך כלל זה סימן שהקהל היה מעורב. אבל מי ששאל ולא קיבל תשובה זוכר את זה.

תעברו על השאלות הפתוחות, ותענו עליהן במייל. אם השאלה אישית, תשובה אישית לשואל. אם היא מעניינת את כולם, אפשר לאסוף כמה שאלות כאלה למייל אחד לכל הנרשמים: "כמה שאלות שלא הספקנו בשידור". מייל כזה נקרא כמעט תמיד, כי הוא ממשיך שיחה שהקורא היה חלק ממנה.

וכדאי לשמור את השאלות. השאלות שחוזרות הן הנושא של הוובינר הבא.

בשבוע שאחרי: לא לנטוש

מי שהגיע לוובינר שלכם התעניין במה שיש לכם להציע. אם לא תשמעו ממנו שוב, העניין הזה ייעלם. סדרה קצרה של מיילים בשבוע שאחרי השידור שומרת על הקשר:

1. יום אחרי: ההקלטה, כמו שתיארנו.
2. יומיים או שלושה אחרי: משהו שימושי שקשור לנושא. מסמך, רשימת בדיקה, דוגמה שלא הספקתם להראות.
3. כשבוע אחרי: תזכורת אחרונה לצעד הבא, אם הייתה הצעה עם תאריך סיום, או הזמנה לוובינר הבא.

שלושה מיילים זה מספיק. יותר מזה, וזה כבר מתחיל להרגיש כמו לחץ. אם בניתם את הוובינר עם הצעה בסוף, המאמר מבנה של וובינר שמוכר מסביר איך להמשיך אותה גם אחרי השידור.

להשתמש בהקלטה שוב

הקלטה של שעה היא חומר גלם להרבה דברים. כמה דרכים להשתמש בה:

• קטעים קצרים לרשתות. דקה אחת עם טיפ אחד ברור עובדת טוב יותר מקטע ארוך.
• פוסט או מאמר. התמלול של הרצאה טובה הוא טיוטה ראשונה כמעט מוכנה.
• שיעור בקורס. אם הוובינר לימד משהו מסודר, הוא יכול להיות הפרק הראשון של קורס. על זה יש מאמר שלם: מוובינר לקורס דיגיטלי.
• וובינר אוטומטי. אם הנושא לא מתיישן, אפשר לשדר את ההקלטה שוב בזמנים קבועים, עם צ'אט ושאלות שעובדים בזמן אמת. פירוט במאמר וובינר אוטומטי.

לשמור את הקבצים

דבר אחרון שקל לשכוח: ההקלטה לא נשמרת לנצח בכל פלטפורמה. תבדקו כמה זמן היא נשמרת אצלכם, ותורידו עותק למחשב או לכונן בענן. אם תרצו להשתמש בה בעוד שנה, תשמחו שהיא שם.

רשימה קצרה להדפסה

1. מייל תודה, באותו ערב.
2. הקלטה, באותו יום או למחרת, במייל אחר למי שהגיע ולמי שלא.
3. עשר דקות עם הדוח.
4. תשובות לשאלות הפתוחות.
5. שני מיילים נוספים בשבוע שאחרי.
6. עותק של ההקלטה בצד.
7. רשימת נושאים לוובינר הבא, מתוך השאלות.

הכל מחכה לכם בדף אחד

בקולקאסט, כשהוובינר נגמר, הכל מחכה בדף שלו: ההקלטה להורדה, צפייה חוזרת באותו קישור, דוח של מי הגיע וכמה זמן נשאר בקובץ אקסל, ומשוב מ-1 עד 5. מייל התודה יוצא לבד, ושאלות שלא נענו נשלחות אליכם במייל. שבוע לפני שהקלטה נמחקת מגיע מייל עם כפתור להורדה. אפשר לראות הכל בדף הוובינרים, ולבדוק כמה זמן נשמרת הקלטה בכל חבילה בדף החבילות.